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Actualités

Dématérialisation & conformité règlementaire

Tout sur la dématérialisation

 

La dématérialisation des factures est devenue un élément important de la stratégie de transformation et de la réduction budgétaire des entreprises. Ce dispositif présente de nombreux avantages mais implique le respect de certaines contraintes pratiques et surtout légales.

 

Réglementation :

 

La bonne connaissance de la réglementation liée à la dématérialisation est essentielle pour anticiper les échanges du calendrier légal. Nous avons passé en revu pour vous les principaux textes légaux qu’il vous faut connaître.

 

  • La loi du 13 mars 2000 et le décret d’application du 31 mars 2001, définissent la valeur juridique des documents numériques, en lui donnant la même valeur probante que l’écrit papier, en introduisant la signature électronique.

 

  • La loi du 9 décembre 2004 et l’ordonnance du 8 décembre 2005, avec la mise en place du référentiel général de sécurité (RGS), dont la version 2.0 est publiée en juin 2014, entérinent l’entrée dans l’ère numérique de l’administration française.

 

  • La loi du 29 décembre 2012 et les décrets associés, assouplissent les modes de constitution des faisceaux de preuve.

 

Calendrier de mise en œuvre de la dématérialisation de factures :

 

Quelques règles à respecter

 

Quelques chiffres clés !

 

Quels sont les documents les plus numérisés ? Source

 

  • 54% des factures
  • 53% des contrats
  • 48% du courrier

 

  • Le traitement d’une facture fournisseurs est un processus coûteux estimé à environ 15 euros.
  • En automatisant la gestion des factures les entreprises économisent 25 à 50% des coûts de traitement. 

 

Dématérialisation et stockage :

 

Une fois vos documents numérisés, il est nécessaire de mettre en place une solution de Gestion Electronique des Documents (autrement appelée GED). Cela vous permettra de stocker et modifier vos documents.

 

 

 

 

Dématérialiser ses documents permet-il de limiter les risques ? Oui, un système de sauvegarde permet de limiter les risques de suppression malencontreuse. La sauvegarde est un atout considérable de la dématérialisation.

 

Cela permet aussi de gagner en organisation car la dématérialisation entraine un meilleur suivi et une meilleure traçabilité des documents surtout en cette période où le télétravail éloigne les différents utilisateurs. Les documents sont directement mis en ligne sur une plateforme accessible depuis n’importe où facilitant ainsi leur consultation pour l’ensemble des collaborateurs.

 

La dématérialisation est une opportunité sur le long terme pour les entreprises leur permettant de faciliter les échanges de documents entre les différents intervenants (fournisseurs, clients, salariés …).

 

Le gain de temps n’est pas négligeable lorsque l’on sait qu’un collaborateur passe en moyenne 15% de son temps à lire une information et 50% de son temps à la chercher ! Un classement numérique permet de gagner un temps considérable et donc d’être plus productif. 

 

 Facture électronique

 

Signature électronique

 

Quels-sont les avantages de la dématérialisation ? :

 

Gain financier :

  • Réduction de l’utilisation de papier et des coûts de traitement des envois.

 

Gain de temps:

  • Pas ou très peu de délais de transmission des documents
  • Permet de retrouver ses documents plus rapidement et facilement,

 

Gain de productivité:

  • Evite la mobilisation du personnel sur des tâches sans valeur ajoutée ;
  • Accès au document plus facile notamment pour les personnes travaillant à distance ;
  • 50% de temps passé à chercher un document parmi tant d’autre.

 

Gain de sécurité :

  • Sécurisation et traçabilité accrue des flux.
  • Les documents dématérialisés ne peuvent plus être égarés et prennent beaucoup moins d’espace pour leur stockage.

 

  • Document Store vous accompagne dans vos projets de dématérialisation de vos factures grâce à l’expertise éprouvée d’Abildoc, notre filiale d’ingénierie et de conseil spécialisé dans la conception et la mise en œuvre de solutions de gestion et de traitement documentaire.
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